skip to main content

Records Management

Manage and govern the lifecycle of important electronic business information with OpenText Records Management software systems.

"Using the OpenText records management and classification practices, we have been able to reclaim over one terabyte worth of storage space as people are cleaning up in addition to classifying content. It is estimated that we will reduce the legal fees associated with e-discovery by 50 percent annually."

Scott Granger, Manager, Intranet Portals and Content Management at Sprint
Read more

OpenText Business Records Management Software Solutions

  • Overview
  • Business Needs
  • Products
  • RESOURCES

Overview

Records Management Software Systems

Electronic records management programs reduce risk and cost. That’s the bottom line. A disciplined, enterprise-wide records management strategy ensures organizations can comply with external regulations and internal policies by managing the retention and disposition of content. When corporate information sources are brought under central information governance, there is a level of consistency that is not possible with disparate systems. Policy can be consistently set and enforced across all the content sources. It’s also the one strategic move organizations can make to minimize the risk of unmanaged information. Organizations gain control – ensuring relevant and pertinent information can be found in a timely manner. If the information does not exist, the organization will be able to authoritatively demonstrate that the content was dispositioned in compliance with policies, laws and regulations.

By providing a structured and transparent way to maintain records from creation through to eventual disposition, Records Management enhances corporate accountability, ensures regulatory compliance, and minimizes the risks associated with audit and litigation.

Featured Products

OpenText Email Archiving for Exchange

Optimize Exchange performance, while allowing users to work as they always have, retrieving archived messages from Microsoft Outlook with full fidelity in a single click

  • Optimize email server performance and reduced support overhead.
  • Comply with legal and regulatory obligations.
  • Support for user initiative or automated, rules based archiving.
Learn More

OpenText™ File System Archiving

Automate the capture of shared file systems into a single repository to ensure content integrity, avoid redundancy, reduce storage costs and enable records management.

  • Reduce data redundancy and IT footprint.
  • Centrally store data within a manage repository.
  • Provide seamless access for end users.
Learn More

OpenText Content Suite Platform

A fully featured, highly scalable, Web-based imaging, document management, workflow, search, records management, and archiving system with a secure, single platform for organizing and sharing electronic and physical content across the enterprise.

  • Integrate content into business processes
  • Deliver and share content in its full business context
  • Maximize the value of content while minimizing the risks and costs associated to the content
  • Enhance content security and integrity
  • Provide a cohesive platform for a holistic information governance program
Learn More

Business Needs

Affärsbehov

Upprätta konsekvent, reviderbar och försvarbar informationsstyrning över hela företaget

Företagsinformation växer i en exponentiell takt, där affärsapplikationer går från skrivbordet till en mängd olika mobila enheter och där information själv ligger någonstans – på plats eller i molnet. Brandväggen är inte längre företagets ”gräns”, vilket gör det svårare än någonsin att genomdriva policies för informationshantering och säkerställa att de efterlevs.

Företag överallt börjar inse det värde som informationsstyrning kan ha för deras verksamhet – på mer än ett sätt. Med den informationsmängd som växer i en exponentiell takt uppstår ständigt nya regler och policies, vilket har ökat både behovet och värdet av informationshantering.

Bästa praxis och lösningar som ser till att dessa regler och policies efterlevs, och riskreducerande åtgärder enligt lag eller interna kvalitetskrav, kompletteras av ett starkt fokus på att utveckla metoder för att kapitalisera på de typer av produktivitets- och effektivitetsvinster som växer ur en tillgångsförvaltningsstrategi för företagsinformation. EIM-lösningar kan hjälpa företag att skapa ett program för informationsstyrning för att hantera företagsinformation och dess konsumenter och skapare i samband med verkliga affärsprocesser.

Framgångsrika program för informationsstyrning kräver att företagen balanserar behoven och prioriteringarna för att mildra affärs- och juridiska risker, dra nytta av informationen för att driva affärsnytta och minimera kostnaderna för informationshanteringen.

Products

Records Management Products

OpenText Records Management

Deliver complete, comprehensive lifecycle management for all of your corporate records and information holdings, in paper or electronic format.

  • All content types, all in one archive.
  • Accelerate your time to compliance.
  • Optimize email server and lead applications and ensure legal and organization compliance
Learn More

OpenText Content Suite Platform

A fully featured, highly scalable, Web-based imaging, document management, workflow, search, records management, and archiving system with a secure, single platform for organizing and sharing electronic and physical content across the enterprise.

  • Integrate content into business processes
  • Deliver and share content in its full business context
  • Maximize the value of content while minimizing the risks and costs associated to the content
  • Enhance content security and integrity
  • Provide a cohesive platform for a holistic information governance program
Learn More

Auto-Classification

Etablera ett försvarbart, helt transparent dokumenthanteringsprogram som en del av den bredare informationsstyrningsstrategin samtidigt som du automatiserar policytillämpningen för företagsanvändare.

  • Minska risken för tvister, elektronisk upptäckt och lagringskostnader
  • Förbättra efterlevnad, säkerhet och användarproduktivitet
  • Spara tid när det gäller behovet att klassificera stora volymer av föråldrat innehåll, e-post och sociala medier
Läs Mer

E-postlösningar

Lagra och styra e-post på ett säkert sätt, se till att interna policies och branschregler efterlevs och ge slutanvändarna sömlös tillgång till företagsdata.

  • Eliminera tillfällig e-post på ett försvarbart och konsekvent sätt
  • Identifiera, lagra och skydda e-post från radering
  • Ge användarna en optimal e-postupplevelse
Läs Mer

OpenText™ File System Archiving

Automate the capture of shared file systems into a single repository to ensure content integrity, avoid redundancy, reduce storage costs and enable records management.

  • Reduce data redundancy and IT footprint.
  • Centrally store data within a manage repository.
  • Provide seamless access for end users.
Learn More

OpenText™ Application Governance & Archiving for Microsoft® SharePoint®

Effectively manage SharePoint sites to enforce broader compliance and archiving policies, open access to all enterprise content, and lower ongoing administration and storage costs.

  • Accelerate and govern the rollout of SharePoint Sites.
  • Consistent compliance and archiving policies across all enterprise content.
  • Improve user productivity by providing access to content from numerous enterprise. sources directly through SharePoint in the context of business applications and processes.
Learn More

OpenText Web Experience Management

Skapa och leverera dynamiska, riktade interaktioner över flera geografiska beröringspunkter med en omfattande lösning byggd för hög prestanda, skalbarhet och transaktionsorienterade webbapplikationer.

  • Utnyttja responsiv design för att visa innehåll på ett konsekvent sätt över mobila enheter
  • Öka intäkterna genom att tillgodose kunderna med övertygande erfarenheter och meningsfulla konversationer
  • Utnyttja alla kundberöringspunkter med enhetsneutrala, innehållscentrerade upplevelser
Learn More

OpenText Tempo Social

Skapa en social arbetsplats, öka dina sociala marknadsföringsaktiviteter och bygg ett socialare intranät. På så vis förbättrar du samarbetet, berikar användarupplevelsen och utökar kommunikationen.

  • Socialisera med användare, partners och kunder genom konversationer
  • Kom närmare kunderna på ett sätt som driver kostnadseffektiviteten
  • Integrera affärsfunktioner med den sociala infrastrukturen
Läs Mer

RESOURCES